Pour les ludothèques qui dépendent des municipalités, les agents en charge des activités ne disposent pas forcément de toutes les connaissances et des compétences pour la gestion de toutes les activités. Heureusement, ils peuvent compter sur le logiciel de ludothèque pour gérer toutes les tâches.
Les fonctionnalités relatives à la gestion des jeux
Un logiciel de gestion de ludothèque Eludeo est une plateforme intégrant différentes fonctionnalités qui correspond aux besoins d’utilisations des municipalités. Pour rappel, les activités proposées au sein d’une ludothèque sont concentrées sur les jeux. Par conséquent, les agents en charge de la ludothèque ont besoin de logiciel proposant des fonctionnalités adaptées.
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Pour la gestion des jeux, le logiciel doit offrir une fonction de classement des jeux par catégorie et aussi par fournisseur. L’indication de l’emplacement de chaque jeu est aussi essentielle afin de trouver facilement les articles demandés par les clients. Dans ce contexte, il y a plusieurs critères essentiels concernant le lieu où se trouve chaque jeu, à savoir :
- Salle,
- Rayon,
- Étagère, etc.
Une fonctionnalité de référencement des jeux proposés dans les lieux est aussi indispensable pour une meilleure gestion. La plupart des municipalités utilisent des systèmes de code-barres pour simplifier cette opération.
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Les fonctionnalités liées aux emprunts et aux réservations
Pour rappel, les adhérents peuvent jouer directement dans l’enseigne de la ludothèque après avoir emprunté les jeux de leur choix. Cependant, il est aussi possible d’emporter les jeux chez eux en faisant une réservation. Cela dit, un logiciel de ludothèque est doté de fonctionnalités pour une gestion efficace des réservations et des emprunts.
Pour cela, le logiciel fournit un historique complet de tous les emprunts afin que les agents aient une bonne visibilité de tous les jeux en possession des adhérents. Un système de gestion de la réservation permet également de prendre en charge toutes les demandes afin d’éviter les oublis ou les erreurs. Sans oublier la gestion des retours pour s’assurer que les adhérents remettent les jeux au bon moment.
Afin d’optimiser l’utilisation d’un logiciel de ludothèque, cette plateforme embarque également une fonction de suivi des retards au niveau du retour des jeux. Parmi les options incluses dans cette fonctionnalité, il y a par exemple l’envoi automatique de courrier de relance pour les adhérents concernés.
Les autres fonctionnalités essentielles d’un logiciel ludothèque
Un logiciel de ludothèque est conçu pour s’adapter aux tâches à réaliser dans ce centre. Étant donné que les adhérents sont les moteurs qui contribuent aux activités dans une ludothèque, il est important de disposer d’une fonction de gestion des membres qui permet de recueillir des informations précieuses à leur sujet.
Ce logiciel devrait également donner accès à une liste des adhésions afin de réaliser un suivi de tous les nouveaux venus. Grâce à la fonction de gestion d’adhésion, il y a plusieurs options proposées qui sont relatives aux différentes prestations proposées dans une ludothèque.
Afin d’améliorer les expériences des adhérents tout en optimisant la gestion des ludothèques, le logiciel facilite la mise en place d’un système d’abonnement à la carte, les cotisations, etc. Par ailleurs, les données chiffrées relatives aux activités d’une ludothèque sont importantes pour effectuer un suivi précis des aspects des prestations proposées dans le centre. C’est pourquoi un logiciel de ludothèque est accompagné de fonctions de statistique.
Fonctionnalités liées aux organisations d’événement
Afin de promouvoir les activités proposées au sein d’une ludothèque qui sont prises en charge par les municipalités, il est possible d’organiser des événements qui tournent autour des jeux. Pour cela, un logiciel de ludothèque embarque des fonctionnalités destinées à faciliter l’organisation des séances de jeu.
De plus, cet outil prend en charge un module destiné à l’inscription de tous les participants à l’événement. Celui-ci permet de recueillir les informations importantes sur chaque participant pour un suivi minutieux de l’événement. Sans oublier la fonction de gestion de planning qui affecte le choix des lieux, les programmes, etc.
